【明報專訊】一場新型冠狀病毒肺炎，使城內人人自危，亦給企業殺個措手不及。應否讓員工在家工作？如何確保工作效率？不在管理層視線範圍內的員工，是「work from home」還是「work from hill」？每一天，管理層迎來的都是新難題。集合老闆、臨牀心理學家及熟悉僱傭法例的法學碩士的不同意見，教各位老闆、管理層如何為下次大規模在家工作做好準備。
農曆年假後每個工作天的早上，金融科技公司WeLab（匯立金融）共200多名香港員工，都會參與所屬部門的視像會議。有人背後徘徊着可愛家貓；有人邊做伸展運動邊視訊；有人「置身」於太空、平原、夜景等虛擬背景開會。實施在家工作（WFH）安排約1個月以來，視訊通話是WeLab員工溝通的重要橋樑。「起初大家只談電話，後來改為視像會議。每天我們都不停調整WFH細節，像實驗般不停重複嘗試，持續檢討。」WeLab創辦人及集團行政總裁龍沛智道。
員工分組 每周輪流上班
在農曆新年後首個上班天的1月29日，WeLab迅速落實了WFH政策。首兩星期全體員工WFH，兩周後分為A、B、C 3組，A及B組每星期輪流上班，負責會計事宜的C組因工作性質無法在家工作，則在公司另租的小型辦公室上班，與A、B組分隔以減低交叉感染風險。這個月來，身為領導層的龍沛智面對不少挑戰，他把箇中經驗寫成文章在Linkedin分享，收到不少迴響，閱覽量近1萬。
「WFH首一兩天，我們便覺得如此巨大的上班行為改變，作為公司要主動帶領員工應對。於是進一步收集員工意見研究，再向全體員工發電郵文章。」當中一項重點，是別怕「過度溝通」（over communication）。
視像會議比語音通訊更具效率
在辦公室上班時，大家走幾步便可到對方座位交代事宜。但WFH無法面對面溝通，單靠信息來往，溝通容易中斷，影響效率之餘，甚至令人感到孤獨、被排斥。WFH初期，更有WeLab員工反映漸漸與公司整體方向脫節。龍沛智認為，遙距工作正正需要更大透明度，故強調員工應多多溝通，互相跟進工作，「over communicate」也無妨。現時員工每天需要參與起碼一次視像例會，與上司交流工作細則。他亦鼓勵員工以視像會議代替語音通訊，「看見大家樣貌、表情，更感親切，亦有助傳遞信息，提高溝通效率」。
然而，頻繁溝通會否變相增加員工壓力？他指出，關鍵在於預早通知員工WFH安排，「給大家一個heads up，同事早有心理預備，上司會不時視像致電我，就會欣然接受安排」。電郵中，他亦提醒員工要營造家中的「mini office」，電腦、工具、舒適座椅必不可少，還要換上出街衣服，不穿睡衣，心理上提示自己正在上班。
WFH成功有賴互信、自律
員工在視野範圍內消失，作為管理層，最大的挑戰莫過於對員工的信任。龍沛智強調，實施WFH基於公司以員工安全為先，要成功實行，僱主、僱員都需投放大量信任和自律。他笑言WeLab作為虛擬投資銀行，工作量大，員工每天的量產一目了然。而由於公司持續與員工交流WFH細節，並善用會議程式Zoom、企業微訊等線上科技溝通，WFH首天就達到七成多在辦公室工作的效率，第三天至今維持約95％效率，他表示，不需強求100％效率，因為技術問題難以避免。
從起初要員工適應WFH，到最近大家因WFH時期過長而覺得苦悶，龍沛智不斷調整向員工發出的信息，「現在我們常叫同事stay active，con call（電話會議）也不要只坐，行行企企都好」。管理層「be water」般的應變能力，在日新月異的疫情變化中，正正顯出重要性：「在難預料的時勢中，管理層效率一覽無遺，一定要將領導能力發揮得更好，否則同事會無所適從。」
龍沛智撰文：bit.ly/2v5MnsR
