拿揑分寸 不卑不亢 不慍不火 中層運用權力 加強軟技能

文章日期:2020年11月27日

【明報專訊】任何一個最高領導人深知中層管理人員是執行力的關鍵因素,無論董事會或CEO理念有多崇高、策略有多準繩,如果中層經理因各種原因不賣力推動和執行,結果是帶着理想入棺材。

眼見許多機構投資在中流砥柱的中層人員,的確乏善足陳,無論是在職訓練還是外聘培訓,頂多投資在較出眾的小部分中層,其餘的大多是隨着階級高低而決定培訓費用。普遍是每年聘請一個大路一點、價錢相宜的講員,說一些不痛不癢、「阿媽是女人」的題目,心理上和形象上交貨便算了,質素如何、效果如何、適切度如何,高層卻不大理會。

平日沒有用心培訓中層,茶餘飯後卻抱怨中層不濟無能,或青黃不接,或添煩添亂,究竟是誰之過?

誰是中層?

籠統來說,在大機構裏,CEO對下兩級至部門主管屬於中層經理;在中小型機構,CEO對下一級至管理少至一人都可算是中層。有些中層亦可不用管理下屬,而是牽涉中高層事務,擁有資深專業知識,協調跨部門工作等。

中層管理者除了要鞏固專業技能、硬技術之外,最大挑戰是培養各式各樣的軟技能,尤其是人事管理,當中牽涉須長年累月培養出來的判斷力、拿揑分寸、優先考量、危機意識、權力運用、管理而非逃避風險和衝突。

最困難的是學習兩難之間的判斷——不一定是50:50的平衡,也不能凡事中間落墨,而是因應處境(context)而作出不同的分析和行動。機構提升中層經理的質素,就是不斷幫助他們衝破一些關鍵的二維思想:穩定vs.挑戰常規、企業紀律vs.靈活、規律vs.創新、技術vs.人事管理,對上司不卑不亢,對下屬、對外不慍不火。

以上這些內在修為及審時度勢能力,都是軟技能,需要直屬上司或CEO的日常指導,有時也要聘請外界作有系統的培訓。最有效是透過「案例分析」來培訓中層,尤其是抓着正在發生或剛結束的事情作為例子,作實在具體的日常指導,讓中層馬上做反思。

上司適時介入助劃界線

有一間跨國企業找我分批培訓過千名中層經理,由於牽涉相當大的全球協調安排,公司委派了超過5名中層經理處理這個課程。我們的事前準備已花上兩三個月,舉行了5次會議,還有兩輪給高層主管trial run。我認為已準備就緒,但當中3名中層經理還要提出會面,再一次要求把我的25頁PowerPoint slides(投影片)次序調動。

我一直欣賞他們的嚴謹態度,不過他們已走火入魔和管多了,而且舉棋不定遲遲不敢啟動課程。我回覆說不同意建議,也認為不用再開會,是時候來個closure。我把電郵抄送給他們的上司,幸好上司見狀立刻採取干預行動,回覆說應該輪到他們前來參觀我的公司,意思就是再開一次會議。

坐下來,我坦白說:「在這個過程裏,你們把自己認為理所當然的投影片表達方法加在我身上,於是這裏放了卡通人物,那兒加上一幅插畫,本來15頁變成25頁。開始時我尊重你們認識學員,認為修改一下無傷大雅,怎料你們愈加愈多,每張slide的空白位置都不可容忍,變得花斑斑、too busy!你們認為這樣吸引聽眾,卻其實分散他們的注意力,令人追求視覺上的滿足而不是用心用頭腦思考我的主要信息。上次你們給我看marketing部門的100頁簡報,兩秒換一個超漂亮照片(但都沒有版權),到最後你記得他的信息嗎?」

然後,我解釋只有負責人才知道整套培訓的思路,他們不應沒完沒了地要求投影片的次序排列,這是導師的範疇和決定。

他們的上司願意介入,幫助下屬劃界線,拿揑自己的位分,我們總算能向前邁進。上司如果認為是小事一樁而不在乎、不介入,我又為了客戶要求而不斷讓步,幾名中層經理便喪失了學習判斷和拿揑分寸的好機會。

對內權力運用

中層經理須學習運用權力。很多人要不就是不敢向下屬行使權力(如坦率給予建設性反饋),要不就是過分倚仗權力,有風駛盡𢃇,對外人也有可能用得過少或過多。作為上司需要「收風」,例如在抄送的電郵中觀察有無異樣,倘若下屬間出現人事關係便應教導中層如何處理。

很多上司不敢觸碰副手運用權力不宜的問題,更不用說直接坦率的拿出來討論。對於不敢行使權力的中層,上司可以示範如何做,之後便可退到幕後給予指引和策略,要求中層經理直接面對其下屬,但會跟進中層是否如實執行,確保中層沒有迴避人事管理和衝突處理。

對於過分用權的中層,我聽過不少上司就算知道副手一次又一次地失常或亂罵同事,甚至有同事因而患上抑鬱症,上司寧願用10倍時間逐個約談和慰問一番,也不敢運用自己的權力向副手作指導和約束的工作。

對外權力運用

中層經理另一種常態,是對上司的權力崇拜,進而產生一種錯覺,以為外人也同樣「敬畏」其老闆。

某公司中層經理找我,邀請我給一眾合伙人有關領導力的演講,說董事會有一名成員曾上過我的課程,提出要學習衝突管理和栽培新人。我解釋我的一套領導學涵蓋範圍不只是新人培訓,而是各級管理人的領導問題。很奇怪,她拒絕進入話題,生硬地搬字過紙,技術性地要我服從和配合,一再強調董事會這樣、董事會那樣,儼如搬董事會名義出來便會增強她的權威,外界人事都是vendors,渴望賺他們錢,為何還不就範?

我有氣沒氣說,我不是隨便授課的,必須直接與相關董事們坐下align彼此的期望,有誠意改變現狀的話,再找我吧。我可想像,她不會如實上報,而許多高層決定便因此卡在這類狐假虎威的中層經理。此公司問題不一定是新人,而是這類中層的執行力。

■Profile

何靜瑩(Ada Ho),初創互聯網公司Paxxioneer創辦人及行政總裁,為多間跨國企業、非牟利機構及學校高管提供領袖培訓課程。美國喬治城大學外交學院畢業,哈佛大學甘迺迪政府學院公共政策碩士。最新著作為《扮有料,只會死得更快》。Ada.Ho@paxxioneer.com

文:何靜瑩

編輯:蔡曉彤

facebook @明報副刊

電郵:feature@mingpao.com

RELATED