插手管治 刷存在感 董事不懂事 越權搞亂檔

文章日期:2021年10月26日

【明報專訊】說起大家都會一肚火的話題,好多時是一些老闆呀、董事呀,他們一聲令下,有理無理,下面的同事便會做到死。前線同事明知做來純粹是敷衍上層,也要放下正經事或擠出休息時間去認真地「白做」。更甚者,很多時要開無謂的會議,也是應酬上層的離地要求,或滿足某些「揸住雞毛當令箭」人士「刷存在感」的需要。除了籠統歸咎於弄權、嗜權和權力鬥爭,其實很多時是錯誤使用權力:誤用、過用、濫用、不約束使用。

很多人談論權力就像談性愛,或覺得是一種忌諱,或不好意思宣之於口,或有種錯覺認為用權和說權是貶低自己的高尚情操。權力在家庭、工作、義工範疇都存在着,即使不敢認識權力、不肯學習使用權力的人,始終都有面對權力和用權的時候。於是,我們見到很多人一邊誤用、濫用權力,一邊裝謙虛說自己不喜歡行使權力,事實上,他們有的用權用得猶抱琵琶半遮面,有的用得肆無忌憚、理所當然。

你可以自欺欺人說你沒有使用權力,但受你崗位帶來的權力而需「招呼」你的同事,則肯定不會同意。試想想,你可能出於熱心,想多關心機構的某項目,要求前線員工給你匯報進度,在輕鬆的高級餐廳環境下交流心得,便以為跟權力無關。如果你是一個沒有權力的熱心人士,你認為有同事願意在假日出席你的俱樂部午餐會?還要事前做足工夫,讓你一邊吃龍蝦,一邊聽他們專業的匯報?

此文集中討論一個很少人提及的層面:不少接近退休或剛退休人士被邀請成為機構董事後,對運用權力的不懂和裝懂之間,所產生出來的亂局。

這類董事累積了寶貴的專業、管理和人生經驗,精力充沛,有豐富的人脈網絡,渴望做點有意義的事,同時給自己一點常規和「細藝」(精神寄託),不因退休而變得無聊、頹廢、脫節。如被邀加入一家公司、教會、學校或NGO的董事會,何樂而不為?

製造亂局的兩類董事

這是良好的初心,部分人士確實能保持沉實謙虛,發揮小宇宙,懂得以coaching(教導)的幕後角色協助中青年主理的管理層。不幸地,另一部分人士一旦被委任為義務董事、理事、執事、校董、榮譽顧問之後,行為上便會產生微妙的變化——倚仗一點點的權力而做出一些破壞企業管治的行徑。

我還頗了解這類人的思維模式,就個人經驗裏,有的用委任崗位所得來的「正式權力」來刷存在感,確保大家不要忘記他仍然是一個「人物」,有的要滿足其退而不休、呼風喚雨的需要。亂局通常來自這兩種董事:

(1)有些人在以往的職業沒機會掌過權,因緣際遇下撈了一個半個義務董事職位,使用權力起來像第一次當班長或糾察的小學生,原始而囂張;

(2)有些人一直都位高權重,剛退下火線還未捨得脫下戰袍,於是帶着董事之帽來做執行長之職,向一把手如CEO、總經理、校長、總幹事、牧師及管理團隊指點江山,擾亂決策機制的秩序。

我一向敬重人生閱歷豐富的前輩,真心相信一個機構從上而下均混合着「老中青」的成員,有助團隊多元的決策過程和執行能力。尤其是NGO和社企,請不起有智慧和經驗人士,遇上熱心而有人脈閱歷的退休人士,如獲至寶。機構會給這類人才榮譽職銜,如董事會成員及附帶的「正式權力」;管理層有何問題,便可出師有名地請他們出手幫忙,不會感到打擾對方,應當是公道的安排。

董事長介紹一名剛榮休的一把手給我認識,說他很喜歡我們機構的理念。這人初時對我很客氣,甚至殷勤地討好我,深知得不到我的首肯,便無法參與機構任何形式的工作。公司處於起步階段,我這個「入世未深」的人只花了兩個月時間,便純情地以為他可協助我管治機構,一下子便建議董事會邀請他成為董事。

「熱心」董事 離地指點江山

從此以後,江湖不再寧靜。他以董事的身分,成為了我的半個老闆,立馬改變口氣,居高臨下看不起一班比他年輕二三十歲的管理層。他的熱心變成離地而可怕的指令,恍如他才是CEO。我向董事長求救,董事長只想息事寧人而尋找中間落墨的方案,即是:「團隊一於做給他看吧,反正每人多付出一小時而已。」

我們正處於旺季,在996(朝9晚9開足6日工)拚死線的時候,多拿一小時、多做一件事都是奢侈的要求,更不用說目的只是為了敷衍一個越權的董事!

開了一次先例,這人只會更加介入日常管理。我真是引狼入室,有苦自己知。然而,我推薦他加入董事會的一個錯誤決定,連累了整個團隊來服侍他。

當經歷過一些冤家對頭的長時間折磨後,我才能真正領略到以下的道理,之後培訓高管或董事,我很快便能掌握當中的動態:

(1)不要着急任命認識不深、滿身頭銜的所謂社會賢達,擔任正式的要職。你以為可以叨知名人士的光,為機構帶來客戶,但分分鐘會被他反過來「抽水」(佔便宜)——拿着你的機構頭銜對外炫耀地位,對內差遣員工來刷存在感——最後可能是鳩佔鵲巢!

某NGO一把手邀請我加入董事會,希望從正式平台上助他一臂之力。我不大認識董事長及其他董事,認為就這樣答應下來有點兒戲,於是提出開會讓大家管理期望。我這般反客為主,他們感到有點意外,因過去都沒有這個做法,想快快成事。礙於我的理由充實,不便推辭,最後還是開了一個坦誠和正式的會議,我亦提出我的一些價值觀和想法,讓他們判斷我是否真能勝任此崗位。

(2)董事會主席及成員有責任幫助管理層,尤其是最高執行官(CEO、總經理、校長,主任牧師),確立正式權力,另一方面也要約束董事的權力,與管理團隊劃好界線(boundary),不應干預日常運作。什麼是不恰當的干預?大則向一把手指指點點,要求他執行未經董事會批准的事情;小則直接聯絡員工,或未得一把手同意下要求員工開會、匯報、履行額外的工作等。

就算獲董事會授權參與牽涉員工、客戶、供應商等與營運相關的會議,董事應退後一步,讓一把手策劃和通知相關人士出席會議。

這些聽起來是common sense(常識),機構不都是這樣運作的嗎?我只能說,現實真的可以好反智,尤其在家族生意和非營利機構裏,這些情况屢見不鮮。我所認識的董事,退休前在上市公司當首長,自傲精通企業管治,到我近身接觸時,才發現他們的「企業管治」概念只局限於「依法管理機構」和「依法開董事會」的狹隘水平,不理會日常營運層面的企業管治。這些人很容易仗着一點點的董事權力,延伸到管理層及中層管理團隊,擾亂日常運作。

維護制度 應尊重、確立管理層權力

一把手的權力要被制度(包括董事會)監管,但也要被尊重和確立,不然如何領導團隊執行工作?我聽過有校監(兼校董會主席)私自宴請家教會(PTA)成員,卻不邀請負責教師和校長,從此家教會大剌剌地直接找校監申訴。我聽過無數一把手靠「路邊社消息」得知有董事召開員工會議,卻沒有邀請他,他也不好意思出席,也沒有事後循制度confront(對質)該董事。

董事長或其他董事看到有董事越權,或不以為然,或為了息事寧人而「睜一眼、閉一眼」,或不懂得維護制度所賦予一把手的正式權力,變相讓第二個權力核心坐大。常見的結果是,政出多門令員工感到無所適從,不幹事的員工轉向權力膨脹的董事「投誠」,內耗不斷,加上有些年長董事對年輕管理團隊帶偏見和傲慢,不去empower(充權)他們,反因自己主動插手日常事務而undermine(削弱)其正式權力。業績和士氣受影響,帶頭做壞規矩的董事會卻群起責怪一把手管不好員工、交不出成績。

有一次,我作為某機構的董事想表示友善,請一名新上任的一把手吃飯,而席間談論公事時,禁不住給予排山倒海的「訓示」。事後我才感到不恰當——我豈非成為了那些亂用權力的董事?翌日給董事長電話致歉——為了我沒事先知會他便安排飯敘致歉,此乃對董事長不敬,也為着我多給了訓示、越過了董事職分而致歉。我亦多次強調,日後沒有董事長或董事會的正式授權,我不會直接聯絡一把手或個別員工。

息事寧人只會令「沙蟲」壯大

面對越權的董事,採取息事寧人、斬腳趾避沙蟲的態度,只不過是逃避行使正式權力,根本沒有解決問題,反而合理化對方不恰當的行為。「沙蟲」不斷被你壯大,到最後,你發現失去的,不只是一隻腳趾,而是整條腿!

我要再次強調,我有不少好友是退休人士,有智慧、有自信,不用刷存在感。我亦很珍惜一些董事不會利用熱心和關心作為插手日常運作的藉口,而是謙虛學習運用和約束自己的權力,此乃良好企業管治的基礎。

■Profile

何靜瑩(Ada Ho),初創互聯網公司Paxxioneer創辦人及行政總裁,為多間跨國企業、非牟利機構及學校高管提供領袖培訓課程。美國喬治城大學外交學院畢業,哈佛大學甘迺迪政府學院公共政策碩士。最新著作為《扮有料,只會死得更快》。Ada.Ho@paxxioneer.com

文:何靜瑩

編輯:王翠麗

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