未來城市:比英國實驗先行一步 社企4天制實戰記 員工好work

文章日期:2022年07月10日

【明報專訊】今天是星期日,恭喜你可以休息,不過也免不了要殘忍地提醒你,聽日又要返工喇!如果你讀這篇文的時候正處於星期一至五的搏鬥期,日復日返工如身處無間地獄,希望讀到以下內容能令你對未來重拾希望。新世界集團上周起試行4.5天工作周,記者身邊有在內部工作的朋友笑說消息宣布當天,「全球華人都來祝賀我」。可是,也有員工擔心這不過是將本來已經繁重的5天工作逼着4天做完。實驗會做到9月,成果尚待觀察,但原來香港有公司2月起已推行4天工作周,正好分享幾個月來的實戰經驗。負責人提到一本名為《如何縮時工作》的書很有參考價值,作者Alex Soojung-Kim Pang是推動全球試行4天工作周的組織4 Day Week Global項目經理,邀得各地逾100間公司參與試驗,他在今次專訪就由失敗例子談起。

僱傭中心實踐理念 不想用到員工盡

記者上周五致電公平僱傭中心查詢,員工透露總經理鄭凱文(Grace)當天休假,不過仍可接受訪問。阻人放假好不應該,記者在提問前先向Grace致歉,她笑言「就算今日OT了少少,也還有23個小時是我想點都得」。這間社企約有20多個全職員工,提供配對僱主與外傭的中介服務,並且不向外傭收取介紹費,希望以此帶頭改善業界向外傭非法收費的情况。Grace說推行4天工作周與機構理念有關,「我們與新世界很不一樣,是間細公司,最主要的使命是希望幫到家庭傭工及解決強迫勞動問題,對我們公司來說,叫得自己做公平僱傭中心,不止對傭工公平,對員工也想用相同態度,讓他們有更好的work-life balance(工作生活平衡),如果4日可完成工作,提供到服務,就沒必要逼同事返5日工,我們不會覺得出咗糧,就要用到佢盡為止」。

中心推行彈性工作時間已有兩年,開放時間為上午10時至下午5時,員工的上班時間是朝九晚六,不過他們可按自己需要,調整為朝八晚五或朝十晚七。從2月中實行4天工作周,試驗預計去到8月中,再決定會否延續為正式做法。在Grace口中聽到的執行細節可一點不輕率,並非宣布一句「下禮拜開始返少一日工」就任由員工自生自滅,機構在去年12月開始準備,更增聘一名員工專門負責這個項目。她說員工的參與及回應是關鍵,「中間加起來都做了十幾次workshop,所有同事一齊坐低去傾,有什麼短期可以試、中期可以考慮、長期又應怎麼做。不只是管理層叫同事去做,希望由下而上每個同事都可以說出他們的意見,因為說到底他們才是前線面對客戶的人,是最重要的」。

設量度指標 留意服務水準員工壓力

Grace說對推行4天工作周成功與否,定了清晰的量度指標,「第一,可否維持推行計劃前的生產力,用80%時數做到100%工作;第二是服務,我們很想確保服務水準沒有下降,所以會看服務僱主和外傭的滿意度和回應;第三是要為同事提供更好的工作、生活平衡,每個月會以不記名問卷了解員工的壓力水平、覺得計劃能否幫到他們等;最後是想留住和吸引到人才」。她續稱,專責同事每月都會審視以上指標,讓所有同事知道該月就這4個準則做得如何,「等大家知道發生緊咩事」。

「我們很幸運,董事會成員全都很支持,其中一名成員是英國人,他亦留意到英國的情况,介紹我們看Shorter。」Shorter: Work Better, Smarter, and Less—Here's How(《如何縮時工作》)作者Alex Soojung-Kim Pang是4 Day Week Global項目經理,這個非牟利組織的創辦人之一Andrew Barnes所創立的新西蘭遺產管理公司,在2018年3月讓240名員工試行4天工作周,4 Day Week Global隨後在美國、愛爾蘭、日本、西班牙等地推行試驗,上月在英國展開了共70間公司逾3000名員工參與的6個月試行計劃,亦正與波士頓學院(Boston College)、劍橋大學、牛津大學的研究員合作。Alex在今次訪問解釋,「這些研究員會調查員工的壓力水平、健康、怎樣利用他們的餘暇,嘗試評估4天工作周對這幾方面的影響,會否與其專業、性別等有關,我們對此還需要作更多分析,不過目前所見都印證着我在書中訪問得知的情况」。

港失敗故事:員工之間失交流

《如何縮時工作》裏記下了一間香港公司的失敗故事。公司業務是影片製作,2018年試行周休3日,4個月後就放棄了。其做法是讓員工自行選擇多休哪一天,以保證公司周一到周五都有人返工,幾個月內財務、客戶滿意度、工作質素都保持水準,然而創辦人說每個人都喜歡多一天例休,「但不太喜歡自己返工時,別人在放假」。公司只有幾名員工,常常因為有人正在放假、有人外出拍片,令辦公室像個鬼城。Alex說那間公司的員工失去了與同事的聯繫,「社交生活對工作也很重要,尤其是創意工業,所以就算4天工作能帶來好處,他們仍決定不再持續下去」。不過創辦人認為將來可以再嘗試將員工的休息日定為同一天,希望員工能休養生息,才更能發揮創意。Alex則建議公司可安排員工一起吃飯,甚至煮飯來維持社交,「我們發現當一些公司這樣做時,在人人埋頭工作、有點反社交的那段時間,質素會提升」。

書中研究的公司包括歐洲、美加、紐澳,日韓也有19間,行業亦多元,有餐廳、軟件公司、廣告及公關公司、汽車維修、電話客服,保健美容都有,而且實行4天工作的方式有很多變化,有些考慮到周末多應酬活動,把半天例休定在星期一;有些把第3天例休定在周二至周四其中一天,以免業務停頓太久;也有像新世界的大公司,不那麼大動作,先以4.5天試試水溫。

中小企難做?易推管理改革

現今打工仔大都接受5天工作周是「正常」的,但世界曾經也以6天工作周為普遍勞工待遇,汽車大王福特(Henry Ford)1926年宣布在公司實行5天工作,他認為放多一日假能令工人有更多閒暇,會買更多衫、吃更多美食、搭更多車,「就像每天8小時工作開拓了美國繁榮之路,5天工作周將帶我們開往更繁榮的道路」。在香港,政府部門2006年開始推行5天工作周,以此鼓勵社會效法。時代巨輪繼續轉,像Alex這樣的倡議者就相信現時作為先鋒的公司是我們即將進入4天工作周世界的徵兆。今年5月由Qualtrics做的調查顯示,超過六成打工仔期望僱主可提供4天工作周,以改善員工精神健康;另一方面有人力資源顧問認為,大企業為爭人才或會仿效新世界做法,但中小企因人手緊絀,可實行的空間較小。

不過,Grace說公平僱傭中心符合Alex著作中較適合實行4天工作的公司類型,3個特徵之中,首個便是中小型企業,因為較易推動管理上的改革;另兩個特點是公司仍由創辦人領導,所以其地位賦予他們改革的權力,第三是靠創意建立口碑的公司。記者聽到Grace的中心願意多聘一個人專門負責推行4天工作,好似都幾「闊佬」,問她推行成本會否很重?她答「我們都是細公司,負擔不起很多,根本沒有這個資源」,請人是因為不想為員工帶來額外負擔,以及維持服務質素,但另外就是靠團隊花心思運用現有資源理順工作流程。她舉例:「我們過去多年提供服務都是用個人化的做法,有指定一個顧問專門跟進一個客戶個案,由一個同事跟晒,但現在因為同事每周有3日不在公司,客戶就沒有人能幫忙,所以我們試用以團隊為基礎的手法處理,以一個團隊去支援客戶,他/她任何時候打電話來,我們都有人可以回應。」但她坦言:「這是一開始的想法,但如果由不同人跟進,交接就要很仔細,客戶也未必很快適應到。」試行一段日子後,他們調整至混合模式,「對外仍會對客戶說同一個團隊的同事都幫到你,而對內就安排一個核心的人負責這個案,最清楚它的流程」。

她也說3個主要團隊中,其中一個是專做配對僱傭的招聘服務,另一個負責之後申請簽證、安排外傭來港等程序,最後一個是事成後的跟進支援,而負責外傭簽證、來港的團隊,要只工作4天就較難,「他們要負責很多與入境處、領事館等之間的文書工作,就需要較多人手去處理,他們又會接觸不同人,複雜一些,所以這團隊有很多不同的試驗,看對運作而言怎樣最適合」。這亦是改善本身工作效率的過程,如以往他們答覆電郵會逐封打出內容,現在會就一些常見問題預備好答案。

員工壓力減效率增

最嚴峻是初試行4天工作時,遇上第五波新冠疫情爆發,Grace說曾考慮過推遲,「同事要在家工作,自己中了COVID,4月1日又解除菲律賓來港的航班禁令(政府放寬菲律賓等國的航班熔斷機制),我們有很多客戶好想姐姐快點來到香港,牽涉很多程序、預訂酒店,3月尾4月頭所有事加起來,係幾艱難」。不加班怎解決?「要為工作分優先次序,當時(當務之急)是要安排在菲律賓等了幾個月仍未到港的姐姐,就不會投入很多去做宣傳、推廣,搵好多生意返來,因為我們知道賺錢對社企也重要,但如果同事個個爆煲,長遠對公司一定不會有好處。」

如果遇到困難就「遲啲先」,做實驗也沒意思了,「我們的同事大家都互相支持去試,始終要試才知得唔得,愈是推遲,只會愈遲才知新的方法是否可行」。除了問卷,Grace也會一對一向員工了解他們對周休3天的感受,「有條問題我都會問他們,如果要你選擇,會寧願4日返工『chur』一些,不像以前可以去pantry傾吓偈,還是想變回5日,每日悠閒少少?問了咁多個同事,所有人都說想返4日工,寧願『chur』少少,但有多一日自己的時間,鍾意點安排就點安排」。她又怎樣安排自己的生活呢?「以前都有做義工的習慣,多了一日令我更多時間可以做這些活動。」她還開心說:「我今年年底結婚,也多了很多時間準備。有同事跟我說,父母上了年紀,陪家人的時間可以更多,又有人會做運動、用持續進修基金上堂。我(的假日分配)是一日做義工、一日陪家人、一日做家務,時間充裕了很多,也多了很多可能性去試新事物。」

不過也有人認為,工作少了中間歇息、與同事「打牙骱」的時間,變得更緊張,寧可在返工時可以發發呆,讓腦袋鬆一鬆,而Alex就認為Grace的感受之所以重要,是因為能掌控時間,比起返工中途偷時間放鬆,壓力應該更少。

藍領同需創意 僱傭一樣有好處

但這些對藍領勞工而言,是否一個奢侈問題?完成工作已耗盡體力、勞累不堪的他們,是否有空間將5天要做的東西逼入4天?Alex說:「今天所有工作都需要一定程度的創意和做決定的能力,無論我們有否察覺,或者會否稱呼它為創意工作,一個清潔工也要為怎樣做事下決定,所以我認為減少工時令專業人士、從事創意工業的人能過得更好,對藍領亦會有好處,我們會那樣想是因為藍領多為低下階層的工作,不是因為它需要的創意沒那麼多。而4天工作周對公司而言可節省資源,雖然如24小時輪班制要聘請更多人手,但人才流失會低些,請病假也少些,請臨時工要付上多幾倍的人工。」

僱主是否咁識諗?幾件趣事似乎反映員工一般看淡。Alex在書中寫,員工一般聽到老闆宣布返少一日工,最初是不信的,或充滿質疑;有老闆召開會議時第一句會跟員工說:「我知道你們想問的第一個問題是,是否講笑?我先答,不是。」而Grace說因為移民潮等原因,「我們最近都要請人,見工的人來到說招聘廣告寫4天工作周,係咪打錯字呀?係咪真㗎?我話係真㗎,他們都覺得很驚訝」。實驗還有個多月,團隊努力證明4天工作周可行,她希望可繼續下去,「同事也是感受到公司想提供更好的待遇,他們才會如此合作地想方法去做」,「是機緣巧合,但亦是事在人為,最緊要公司明白員工幫你返工,你出糧畀佢,但不代表你可以壓榨佢,要佢返到死為止。既然有方法令同事有更多時間享受工作以外的生活,何樂而不為?」

【減工時篇】

文˙ 曾曉玲

{ 圖 } 受訪者提供、網上圖片

{ 美術 } 張欲琪

{ 編輯 } 林曉慧

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