【明報專訊】今天是星期日，恭喜你可以休息，不過也免不了要殘忍地提醒你，聽日又要返工喇！如果你讀這篇文的時候正處於星期一至五的搏鬥期，日復日返工如身處無間地獄，希望讀到以下內容能令你對未來重拾希望。新世界集團上周起試行4.5天工作周，記者身邊有在內部工作的朋友笑說消息宣布當天，「全球華人都來祝賀我」。可是，也有員工擔心這不過是將本來已經繁重的5天工作逼着4天做完。實驗會做到9月，成果尚待觀察，但原來香港有公司2月起已推行4天工作周，正好分享幾個月來的實戰經驗。負責人提到一本名為《如何縮時工作》的書很有參考價值，作者Alex Soojung-Kim Pang是推動全球試行4天工作周的組織4 Day Week Global項目經理，邀得各地逾100間公司參與試驗，他在今次專訪就由失敗例子談起。
僱傭中心實踐理念 不想用到員工盡
記者上周五致電公平僱傭中心查詢，員工透露總經理鄭凱文（Grace）當天休假，不過仍可接受訪問。阻人放假好不應該，記者在提問前先向Grace致歉，她笑言「就算今日OT了少少，也還有23個小時是我想點都得」。這間社企約有20多個全職員工，提供配對僱主與外傭的中介服務，並且不向外傭收取介紹費，希望以此帶頭改善業界向外傭非法收費的情况。Grace說推行4天工作周與機構理念有關，「我們與新世界很不一樣，是間細公司，最主要的使命是希望幫到家庭傭工及解決強迫勞動問題，對我們公司來說，叫得自己做公平僱傭中心，不止對傭工公平，對員工也想用相同態度，讓他們有更好的work-life balance（工作生活平衡），如果4日可完成工作，提供到服務，就沒必要逼同事返5日工，我們不會覺得出咗糧，就要用到佢盡為止」。
中心推行彈性工作時間已有兩年，開放時間為上午10時至下午5時，員工的上班時間是朝九晚六，不過他們可按自己需要，調整為朝八晚五或朝十晚七。從2月中實行4天工作周，試驗預計去到8月中，再決定會否延續為正式做法。在Grace口中聽到的執行細節可一點不輕率，並非宣布一句「下禮拜開始返少一日工」就任由員工自生自滅，機構在去年12月開始準備，更增聘一名員工專門負責這個項目。她說員工的參與及回應是關鍵，「中間加起來都做了十幾次workshop，所有同事一齊坐低去傾，有什麼短期可以試、中期可以考慮、長期又應怎麼做。不只是管理層叫同事去做，希望由下而上每個同事都可以說出他們的意見，因為說到底他們才是前線面對客戶的人，是最重要的」。
設量度指標 留意服務水準員工壓力
Grace說對推行4天工作周成功與否，定了清晰的量度指標，「第一，可否維持推行計劃前的生產力，用80%時數做到100%工作；第二是服務，我們很想確保服務水準沒有下降，所以會看服務僱主和外傭的滿意度和回應；第三是要為同事提供更好的工作、生活平衡，每個月會以不記名問卷了解員工的壓力水平、覺得計劃能否幫到他們等；最後是想留住和吸引到人才」。她續稱，專責同事每月都會審視以上指標，讓所有同事知道該月就這4個準則做得如何，「等大家知道發生緊咩事」。
「我們很幸運，董事會成員全都很支持，其中一名成員是英國人，他亦留意到英國的情况，介紹我們看Shorter。」Shorter: Work Better, Smarter, and Less—Here's How（《如何縮時工作》）作者Alex Soojung-Kim Pang是4 Day Week Global項目經理，這個非牟利組織的創辦人之一Andrew Barnes所創立的新西蘭遺產管理公司，在2018年3月讓240名員工試行4天工作周，4 Day Week Global隨後在美國、愛爾蘭、日本、西班牙等地推行試驗，上月在英國展開了共70間公司逾3000名員工參與的6個月試行計劃，亦正與波士頓學院（Boston College）、劍橋大學、牛津大學的研究員合作。Alex在今次訪問解釋，「這些研究員會調查員工的壓力水平、健康、怎樣利用他們的餘暇，嘗試評估4天工作周對這幾方面的影響，會否與其專業、性別等有關，我們對此還需要作更多分析，不過目前所見都印證着我在書中訪問得知的情况」。
港失敗故事：員工之間失交流
《如何縮時工作》裏記下了一間香港公司的失敗故事。公司業務是影片製作，2018年試行周休3日，4個月後就放棄了。其做法是讓員工自行選擇多休哪一天，以保證公司周一到周五都有人返工，幾個月內財務、客戶滿意度、工作質素都保持水準，然而創辦人說每個人都喜歡多一天例休，「但不太喜歡自己返工時，別人在放假」。公司只有幾名員工，常常因為有人正在放假、有人外出拍片，令辦公室像個鬼城。Alex說那間公司的員工失去了與同事的聯繫，「社交生活對工作也很重要，尤其是創意工業，所以就算4天工作能帶來好處，他們仍決定不再持續下去」。不過創辦人認為將來可以再嘗試將員工的休息日定為同一天，希望員工能休養生息，才更能發揮創意。Alex則建議公司可安排員工一起吃飯，甚至煮飯來維持社交，「我們發現當一些公司這樣做時，在人人埋頭工作、有點反社交的那段時間，質素會提升」。
書中研究的公司包括歐洲、美加、紐澳，日韓也有19間，行業亦多元，有餐廳、軟件公司、廣告及公關公司、汽車維修、電話客服，保健美容都有，而且實行4天工作的方式有很多變化，有些考慮到周末多應酬活動，把半天例休定在星期一；有些把第3天例休定在周二至周四其中一天，以免業務停頓太久；也有像新世界的大公司，不那麼大動作，先以4.5天試試水溫。
中小企難做？易推管理改革
現今打工仔大都接受5天工作周是「正常」的，但世界曾經也以6天工作周為普遍勞工待遇，汽車大王福特（Henry Ford）1926年宣布在公司實行5天工作，他認為放多一日假能令工人有更多閒暇，會買更多衫、吃更多美食、搭更多車，「就像每天8小時工作開拓了美國繁榮之路，5天工作周將帶我們開往更繁榮的道路」。在香港，政府部門2006年開始推行5天工作周，以此鼓勵社會效法。時代巨輪繼續轉，像Alex這樣的倡議者就相信現時作為先鋒的公司是我們即將進入4天工作周世界的徵兆。今年5月由Qualtrics做的調查顯示，超過六成打工仔期望僱主可提供4天工作周，以改善員工精神健康；另一方面有人力資源顧問認為，大企業為爭人才或會仿效新世界做法，但中小企因人手緊絀，可實行的空間較小。
不過，Grace說公平僱傭中心符合Alex著作中較適合實行4天工作的公司類型，3個特徵之中，首個便是中小型企業，因為較易推動管理上的改革；另兩個特點是公司仍由創辦人領導，所以其地位賦予他們改革的權力，第三是靠創意建立口碑的公司。記者聽到Grace的中心願意多聘一個人專門負責推行4天工作，好似都幾「闊佬」，問她推行成本會否很重？她答「我們都是細公司，負擔不起很多，根本沒有這個資源」，請人是因為不想為員工帶來額外負擔，以及維持服務質素，但另外就是靠團隊花心思運用現有資源理順工作流程。她舉例：「我們過去多年提供服務都是用個人化的做法，有指定一個顧問專門跟進一個客戶個案，由一個同事跟晒，但現在因為同事每周有3日不在公司，客戶就沒有人能幫忙，所以我們試用以團隊為基礎的手法處理，以一個團隊去支援客戶，他/她任何時候打電話來，我們都有人可以回應。」但她坦言：「這是一開始的想法，但如果由不同人跟進，交接就要很仔細，客戶也未必很快適應到。」試行一段日子後，他們調整至混合模式，「對外仍會對客戶說同一個團隊的同事都幫到你，而對內就安排一個核心的人負責這個案，最清楚它的流程」。
她也說3個主要團隊中，其中一個是專做配對僱傭的招聘服務，另一個負責之後申請簽證、安排外傭來港等程序，最後一個是事成後的跟進支援，而負責外傭簽證、來港的團隊，要只工作4天就較難，「他們要負責很多與入境處、領事館等之間的文書工作，就需要較多人手去處理，他們又會接觸不同人，複雜一些，所以這團隊有很多不同的試驗，看對運作而言怎樣最適合」。這亦是改善本身工作效率的過程，如以往他們答覆電郵會逐封打出內容，現在會就一些常見問題預備好答案。
員工壓力減效率增
最嚴峻是初試行4天工作時，遇上第五波新冠疫情爆發，Grace說曾考慮過推遲，「同事要在家工作，自己中了COVID，4月1日又解除菲律賓來港的航班禁令（政府放寬菲律賓等國的航班熔斷機制），我們有很多客戶好想姐姐快點來到香港，牽涉很多程序、預訂酒店，3月尾4月頭所有事加起來，係幾艱難」。不加班怎解決？「要為工作分優先次序，當時（當務之急）是要安排在菲律賓等了幾個月仍未到港的姐姐，就不會投入很多去做宣傳、推廣，搵好多生意返來，因為我們知道賺錢對社企也重要，但如果同事個個爆煲，長遠對公司一定不會有好處。」
如果遇到困難就「遲啲先」，做實驗也沒意思了，「我們的同事大家都互相支持去試，始終要試才知得唔得，愈是推遲，只會愈遲才知新的方法是否可行」。除了問卷，Grace也會一對一向員工了解他們對周休3天的感受，「有條問題我都會問他們，如果要你選擇，會寧願4日返工『chur』一些，不像以前可以去pantry傾吓偈，還是想變回5日，每日悠閒少少？問了咁多個同事，所有人都說想返4日工，寧願『chur』少少，但有多一日自己的時間，鍾意點安排就點安排」。她又怎樣安排自己的生活呢？「以前都有做義工的習慣，多了一日令我更多時間可以做這些活動。」她還開心說：「我今年年底結婚，也多了很多時間準備。有同事跟我說，父母上了年紀，陪家人的時間可以更多，又有人會做運動、用持續進修基金上堂。我（的假日分配）是一日做義工、一日陪家人、一日做家務，時間充裕了很多，也多了很多可能性去試新事物。」
不過也有人認為，工作少了中間歇息、與同事「打牙骱」的時間，變得更緊張，寧可在返工時可以發發呆，讓腦袋鬆一鬆，而Alex就認為Grace的感受之所以重要，是因為能掌控時間，比起返工中途偷時間放鬆，壓力應該更少。
藍領同需創意 僱傭一樣有好處
但這些對藍領勞工而言，是否一個奢侈問題？完成工作已耗盡體力、勞累不堪的他們，是否有空間將5天要做的東西逼入4天？Alex說：「今天所有工作都需要一定程度的創意和做決定的能力，無論我們有否察覺，或者會否稱呼它為創意工作，一個清潔工也要為怎樣做事下決定，所以我認為減少工時令專業人士、從事創意工業的人能過得更好，對藍領亦會有好處，我們會那樣想是因為藍領多為低下階層的工作，不是因為它需要的創意沒那麼多。而4天工作周對公司而言可節省資源，雖然如24小時輪班制要聘請更多人手，但人才流失會低些，請病假也少些，請臨時工要付上多幾倍的人工。」
僱主是否咁識諗？幾件趣事似乎反映員工一般看淡。Alex在書中寫，員工一般聽到老闆宣布返少一日工，最初是不信的，或充滿質疑；有老闆召開會議時第一句會跟員工說：「我知道你們想問的第一個問題是，是否講笑？我先答，不是。」而Grace說因為移民潮等原因，「我們最近都要請人，見工的人來到說招聘廣告寫4天工作周，係咪打錯字呀？係咪真㗎？我話係真㗎，他們都覺得很驚訝」。實驗還有個多月，團隊努力證明4天工作周可行，她希望可繼續下去，「同事也是感受到公司想提供更好的待遇，他們才會如此合作地想方法去做」，「是機緣巧合，但亦是事在人為，最緊要公司明白員工幫你返工，你出糧畀佢，但不代表你可以壓榨佢，要佢返到死為止。既然有方法令同事有更多時間享受工作以外的生活，何樂而不為？」
