【明報專訊】「快勞少人買，人人用USB。」尖沙嘴一間文具店老闆如是說。
執筆之時，讀到這則新聞，文具店默默奮鬥四十八年，捱過金融風暴和SARS，卻敵不過科技對文具的衝擊，下月光榮結業。
今時今日，不止快勞少人買，信紙也沒多少人會買。
在電腦和長途電話還未普及的年代，跟遠方親友通訊主要靠書信來往，時代不同了，現在一個電郵或WhatsApp便能傳達信息，書信變得落後老套。
以往小學要讀的「尺牘」課本，也成了集體回憶。
不過，總有一些情况用上書信格式，例如邀請信、投訴信或公函，寫錯了，小則令人誤會，大則造成「關公災難」呢。
「尺牘課本」 學簡單書信格式
已消失的「尺牘課本」，新一代也許聞所未聞，以往小學一年級便要修讀，內容是教人寫信，公函、啟事、書柬、廣告等各類型都有。「現在的小學生也要學習一般簡單的書信格式，但不及昔日有系統，尺牘是實用文的教材，一個學期一本，可見當年書信格式的重要。」中文大學中國語言及文學系高級講師張詠梅說。
中學生現在也要學習書信格式，因DSE綜合能力試卷其中一部分要求同學撰寫書信，張詠梅坦言，學生對書信格式未必了解透徹，「上到大學，我們主要講解格式背後的意思，這和文化有莫大關係。書信格式的重要性隨社交媒體的改變而有所變化，現在用通訊軟件溝通，沒有格式可言。」
秘書災難 「一哥」回信畀自己
不過，總有一些情况用得着書信格式，例如邀請信、投訴信等。書信格式是否重要？張詠梅認為，「視乎場合、收信人是誰，以及想給人什麼感覺，是規範莊重，還是輕鬆隨心？如撰寫公函書信是代表所屬公司或機構去寫，格式顯得比較重要。」上月有市民使用警方的「電子報案室」提供罪案資料，收到警方電郵回覆時發現自己變成「一哥」！因為警方回覆時，「此致」後寫上「警務處處長」，變成一哥回信給自己，有網民形容是秘書災難。
淺近文言 簡練扼要
現在搬出尺牘一套「欣接大函」、「專此候覆」、「尚祈鑒諒」、「倘蒙俯允」等用語，或許被視為火星文，但適當使用淺近文言，有莊重得體、簡練扼要的效果，例如寫「本公司專誠通知閣下，請閣下注意信中內容」改作「專此奉告，敬希查照」就交代了。
張詠梅表示，「書信所用的文字及格式，反映寫信人對文字及格式背後的文化了解，也是修養的體現。」不論私函或公函，懂得用詞洽當、書寫得體、以及撰寫一封正確格式的書信，在這個年代，漸漸成了消失的技能，不了解的依舊不了解，了解的可能因久沒書寫而忘記了。
Lesson 1 書信類別
書信大致分私函和公函兩大類，據教育局的資料指出，私人發出的信函，通常包含稱謂、啟首語、正文、收結應酬語、信末祝頌語、署名和日期七個部分。
公務書信格式主要不同是收信人的名字放在正文開頭或是結尾，有些前面會寫收信人名字，例如陳大文先生台鑑，有些則會寫敬啟者，最後加此致給收信人，此形式便應省略祝頌語。
Lesson 2 台鑒、鈞鑒有別
台鑒或鈞鑒是提稱語，緊接書信開端稱呼之後，例如寫信給校長，英文我們會寫「Dear School master,」中文便應該寫「xx校長鈞鑒：」「鑒」有審察的意思。至於什麼時候用台鑒或鈞鑒？視乎收信人的身分、職位或行業，例如：
鈞鑒（對方：部門主管、政界）
懿鑒（對方：年長女性）
道鑒（對方：師長、宗教界）
台鑒（對方：一般情况）
如果不知道收信人是誰，譬如要寫信給人事部，但不肯定收信人是哪位，可寫人事部執事先生，下方不用此致。
Lesson 3 賀詞含故事
朋友結婚請飲，放了人情的利市封會寫上祝福語祝賀新人，常見祝福語有執子之手與子皆老、新婚快樂、百年好合等。張詠梅稱，「很多中式賀詞是關於結婚或恭賀人生小孩，多來自詩詞或有其典故」，明白之後送上祝福，更有意思。
例子：
1. 琴瑟和諧。《詩經‧小雅‧常棣》：「妻子好合，如鼓瑟琴。」後比喻夫妻情諧調融洽。
2. 鳳凰于飛。《詩經‧大雅‧卷阿》：「鳳凰于飛，翽翽其羽。」後比喻夫妻和睦。
囍帖的寫法保留傳統格式
．直寫
．沒有標點符號，因文言文沒有標點，只有斷句
．恭請某些嘉賓，嘉賓名字會另起一行，表達尊重和敬意
．敬候光臨的光臨也是另起一行，因是請收件人光臨，另起一行以表達尊重，字體也較大，而署名的字體則較小
Lesson 4 信末祝頌語
不論電郵或手寫書信，信末除了祝福人身體健康、生活愉快，有什麼更簡潔的祝頌語？
張詠梅：「因應時節或節日，也有特別的祝頌語，例如秋天，可祝願對方秋安。」
祝頌語常見的「安」是平安意思，「祺」有幸福、吉祥之意。
用於祖父母及父母：
敬叩／敬請／恭祝
福安、金安、大安
用於長輩：
敬請／敬頌／敬祝
安康、慈安、泰安
用於平輩：
謹祝／敬祝／此祝
健安、健吉、大安、近祺
教安（對教師）、編安（對編輯）、文安（對文人）、痊安（對病人）
用於晚輩：
順詢／此詢
近好、近佳
Lesson 5 淺近文言與白話文
用淺近文言婉拒人有何好處？白話文有何特點？
張詠梅分享一則故事，一九三四年秋，新文化運動推動者胡適在講課時大講白話文優點，有同學認為白話文不精練，胡適認為並不一定。他以有人邀請他擔任行政院秘書為例子，他不願從政，決定不去。同學根據其意願，編寫文言文版本，十二個字，「才學疏淺，恐難勝任，不堪從命」，胡適的白話文只用五個字：「幹不了，謝謝。」
張詠梅認為，「文言文版本內容豐富得多，有委婉的語氣，較得體。而這個例子的白話文，語氣較『倔』。並非要比較哪一個較好，而是寫的時候考慮想給人什麼感覺，是直接了當？還是較客氣？」
Lesson 6 信函常用語
文言用語幾個字便能表達意思，言簡意賅。
非常感激 → 不勝感激
希望你能回覆 → 專此候覆
剛剛收到你的來信了 → 頃接來函
希望你能盡快回覆 → 即覆為盼
沒有及時回信，請你原諒 → 遲復為諒
Lesson 7 信封開啟語怎樣分？
信封開啟語，寫於收信人名稱之後，啟為開啟之意，一般情况，常用「台啟」、「收啟」，如陳大文先生台啟。因應對方地位不同或特別情况，台或收字可用其他字代替。如屬要件，可用「親啟」、「密啟」，寫信給直屬上級或一間公司的總經理，可用「鈞啟」，長輩用「大啟」。
此外，信紙摺法也有講究，信紙摺成三分一大小，內容一面向外，收信人打開信封可先見內容開首。現時銀行信件也是這種摺法，方便閱讀。
Extra Lesson 常見錯誤
此致 寫上自己名字
張詠梅解釋：「此致是將以上內容送達某人的意思，與敬啟者並用。信上的啟有陳述、告訴之意，敬啟者代表我很恭敬地告訴你以下事情，放在正文的開頭，而信是給誰人？此致之後接着便寫上收信人的名字，右下方才是發信人的署名。有些人將此致寫了自己名字，就變成『給自己的信』，有些忘了寫，就沒有收信人。」
「致」 中文書信沒有
傳真或信封封面，如果用英文我們通常會To某人，換作中文書信，很自然把To釋為致，致某人、致乜乜經理、致乜乜部門，然而中文書信沒有致誰人這種格式。
用錯標點
英文書信上款用逗號，中文書信用冒號，但中文書信錯用逗號的情况很常見。
