先知先覺

文章日期:2018年01月18日

【明報專訊】大部分人對周邊的事情處於後知後覺,甚至不知不覺的狀態中,真正做到先知先覺的,又有多少人?

後知後覺,然後才解決問題,令人疲於奔命,花費十倍時間和精力去救火、補鑊,最後仍未必能把事情或關係修好。有些人缺乏觀察力,或只懂用一把尺衡量工作,或極為脫節、離地,縱有問題重複出現,還是處於不知不覺的魂遊和渾噩狀態!

我看見一位CEO忙得團團轉,跟他交手幾回後,發現就算安排一個會議這等小事上,他和團隊都顯得錯漏百出,來來回回給我不少懨悶的麻煩,可推斷他平時用上不少時間向別人道歉,不斷重做、修補,和解決自己管理不善而製造出來的問題。

我着他估計每一天的工作,有多少是推動性質,多少是救火性質,他說起碼一半是幫自己或幫同事補鑊的,故感到身心俱疲,還要提心吊膽,等待下一個問題何時「爆煲」。換言之,他經常處於後知後覺所引致的被動狀態,而對許多事情掌控有限的不知不覺狀態下,只有擔驚受怕的無力感。

如果他能改善先知先覺的能力,便可減少當「救火員」的後知後覺補救工作,以換取空間投放在推動性和預防性的前期和跟進工作。這不但令自己幹得起勁,也能提升團隊士氣。

幸好,先知先覺,是可以培養和操練出來。

先知先覺分兩種情况。第一種是當你稍為聽到不健康的微言、嗅到誤解的萌芽、感到一點躁動,便會出手調查或着手澄清誤會,盡早修正或修改,不任由謠言散播和猜疑發酵下去。

這需要你多一點在團隊的不同層次「收風」,縱是低級或「人微言輕」的同事,也會用心聆聽其意見。收集回來的資訊和「情報」,要經過靜心的過濾、分析、解讀和整合,以幫助自己為實情「把脈」,然後計劃對應方案或暫時予以觀察。

運用同理心做情景規劃

然而,當看到蛛絲馬迹出現後才着手處理潛在問題,還是遲了一步。最理想的是第二種的先知先覺:運用同理心作出情景規劃(scenario planning),以部署行動防患於未然。

先知先覺憑個人視野、觸覺和同理心,推測和規劃有可能出現的不同情景。當我剛晉升一位同事後,便會啟動同理心易地而處,想像他會以什麼心境執行任務:情景一、不好意思推動昔日平起平坐的同儕工作,怕得罪「朋友」?情景二、過於積極表現自己而過急地推行新政?情景三、初嘗新崗位賦予的權力而不懂運用,甚至濫用?然後想像每一個情景出現前,我可以在當下怎樣裝備這人及其身邊的同事,降低該情景可帶來的震盪、抵抗和風險;某情景有迹象出現後,又會帶來怎樣的情景,那時我又當如何處理……

我會在最初期的兩三個月密切留意其工作,特別是他的步伐、手法、心態,過程中不斷加以提點或嘉許,幫助他適應新崗位和調校判斷力,到頭來就是幫助我作為上級順暢落實任務。

最典型的「X知X覺」問題出現在上級放權(delegate)給下級,以為委派下級處理事情後,自己便不用管,直至出現狀况後才需介入,以免下級誤會這是微管理(micromanage)、不信任、不給空間。於是,就像坐以待斃般,等待危機出現,才又後知後覺地出手營救。

上級放權要「接地氣」

放權讓下級成長和學習固然重要,但總要心裏有數,除評估下級的專業能力外,更應考慮其判斷力、應變能力,還有其盲點、弱點、不足之處,才能通盤地作出情景規劃。重點是上級放權之餘也要「接地氣」,隨時先知先覺地給予指導,避免讓小問題滾大後,才後知後覺地亡羊補牢。

然而,就算有人在早期察覺不對勁,但不想採取行動,怕自己解讀錯誤,總要待更強更明顯的實證呈現出來,才死心塌地作出對應措施。這不就是把先知先覺拖延至後知後覺?結果豈不是錯失先知先覺賦予的良機和主動權,不能提早設計更周全的行動綱領?

我觀察到一名高管的價值觀及許多行為都出現問題,與其上司交談下,發現他對此人相當了解,也一直對其操守及忠誠存疑。既然他能看穿這人的潛在風險和屢勸不改,為何仍委以重任,繼續加大押注?是否等到他闖下大禍,才甘心勒住這頭橫衝直撞的野馬?

大概是公司正銳意發展此人主理的部門,也愛惜其潛質,與其另聘別人,不如方便「就手」,盼能邊做邊改變他的脾性。上司經我這局外人把心底的隱憂和觸覺抖了出來後,才能正視自己的先知先覺,決定加大力度要求下屬改善自己,並作兩手準備。

不想知不想覺 隨時搭「沉船」

然而,總有些人選擇「不想知不想覺」。到底是大安旨意、不上心,還是怕麻煩和警覺不足,就算問題已迫在眉睫,也無心裝載,卻不知這是掩耳盜鈴!

我遇過許多老闆無心聆聽下級匯報,包括運作的細節和人事矛盾,就算我明言請他們運用其職權幫忙拆牆鬆綁、調配資源,但他們覺得瑣碎,也不夠過癮,始終不管也不理。最終演變為大事才馬後炮,怪下屬無能和失職,完全把自己置諸度外。與這類「不想知不想覺」的老闆共事,嘗試改變他之餘,也要審時度勢,衡量自己是否身處一隻「沉船」,並等待時機「跳船」。

先知先覺,後知後覺,不知不覺,不想知不想覺——你的時間和精力放在培養怎麼樣的知覺?

■Profile

何靜瑩(Ada Ho)現為初創互聯網公司Paxxioneer創辦人及行政總裁,並為多間跨國企業、非牟利機構及學校提供領袖培訓課程,兼任香港大學榮譽助理教授。畢業於美國喬治城大學外交學院,並於哈佛大學甘迺迪政府學院取得公共政策碩士。著有《自我演逆》、《敢動人生》及《鋒芒筆露》。

文:何靜瑩(Ada.Ho@Paxxioneer.com

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