【明報專訊】「這十年來做過的事，能令你無悔驕傲嗎？」黃偉文這句歌詞，相信不少讀者都有共鳴。我們每天營營役役，趕上班、趕進度、趕回家……將日程排得滿滿，全因時間不等人，可是，盲目求快不代表時間用得其所。時間管理，是每個上班族，特別是帶領團隊的管理層，需要面對與學習的課題。計劃周詳，善用時間，才能在排山倒海的工作中泰然自若。
管理好時間，才能讓工作不白做。
「初任管理層時，因為未能掌握工作的輕重緩急，導致經常要超時工作趕工。」現於大型美資企業任職亞太區品牌傳訊總監的溫淑儀（Cherry）說。這句話，可能對不少管理新手來說，尤其有共鳴。Cherry的首個管理層職位，是在公關公司（agency）任職客戶總監，工作經驗令她意識到時間管理的重要，「很早已學會時間管理，尤其以前在agency工作，要跟進太多客戶與項目，如果沒有管理好時間，活動根本沒可能順利進行」。她在現時公司任職十二年，帶領四名下屬，一手策劃亞太區的品牌傳播及推廣工作。日子久了，自然憑經驗累積了一套時間管理心得：
1. 善用會議溝通 避免重做
不少上班族可能都曾抱怨開會浪費時間，但Cherry卻認為會議乃必要；而有效的會議，就能避免因溝通不足而把工作推倒重來的風險，變相節省工作時間。她每天馬不停蹄跟歐美、亞洲各部門和合作伙伴，就工作展開面對面、視像與電話會議，平均一天有一半時間耗在會議上，高峰期會議更佔去一天七成時間，她解釋：「因為這是跨國公司，要清楚美國、歐洲、亞洲各地的工作，有些產品是全球發售，要確保做法一致，有些地區又要根據當地文化、特色發布產品。」
「許多人都浪費大量時間re-do（重做）。」Cherry說。她認為時間管理不只是個人的事，職場上持份者眾多，有其他部門，亦有下屬團隊。「現在不是super star的年代，不是請了一個『超人』便能把所有工作順利做好，現在是合作的年代。為何要召開這麼多會議？因為不是你一個人就可作主，要大家一起投入想法，有他人同意才可成功。」Cherry眼見不少年輕同事因經驗尚淺，自覺想法可行就一味衝，結果觸礁，「到了實踐階段想找同事幫忙，但別人幫不了他，因為根本不可行，只好重做」。因此她與四個下屬，每周一次定期展開一對一會議，目的是避免重做工作。她說：「一來了解下屬在做什麼，二來確保他們的想法可行，有時他們的想法飛到九霄雲外遠，我就要把他們拉回正軌。管理好團隊的時間，自然可助自己在工作上事半功倍。」
她說會議雖多，但不浪費時間，才是重點。「最好的開會人數是四至六人，太多人會有太多意見，最好在一小時內結束，時間太長大家會力不從心。會議主持人亦很重要，一定要有議程，突發的事需要在會議上提出，還是留待下一次才商討呢？主持要好清晰。」
2. 重要事、基本事優先處理
工作有輕重緩急，怎決定處理的先後次序？Cherry認為最重要的事自然要先處理，但最基本的事亦需要先處理，「有些問題可能好細、不重要，但都需要先處理，否則會阻礙你做重要的事，例如公司網站資料有錯，一定要先解決，因為有許多人會看到。你會收到許多電郵、同事電話，問你發生什麼事，時間就浪費在這裏」。「最基本」的事，還包括每次團隊工作後的事後檢討，一來避免重複犯錯，更重要是下次做得更好，「例如我一年有十個大項目，每次不是完了就算，每次也要檢討，看看下次如何做得更好」。她希望檢討有助團隊下次合作時更有共識，自然更有效率更順暢。
3. 「閉關」專注重要工作
聚精會神工作時，最怕中途突然被打斷，可能是同事的一句說話、一通電話，或者一條短訊。不少人被打斷後想重拾手上工作，卻感到難以投入。Cherry說：「每次被打斷後都不知道工作做到什麼階段，又要reboot一次（重新投入）。看過一些文章，說到被人打斷後，約需二十五分鐘才可重新投入工作，變相浪費了二十五分鐘。」
當手上有重要工作，她選擇決絕一點，不看手機、電郵，「其實好多大project，都需要時間深層思考。如果我要處理十分重要的工作，我會『閉關』，那數小時只專注這件事」。
4. 每天只查看三次電郵
管理層每天均會收到來自五湖四海的工作電郵，Cherry一天只查看三次，「九時回公司，先處理一次（電郵），然後是午飯前或後，最後是下班前，其餘時間則專注手上工作。很多人以為需要立即回覆電郵，其實不是，對方是可以等待的，如果真的緊急，他會致電。要給自己一個習慣，不是所有事都要立即回覆」。她又認為，同事覺得緊急的事，對她來說未必屬最緊急，面對同事的不情之請，有責任教育對方，才不至被對方打亂自己的時間表，「你要定一條界線給同事，自己心裏也要有界線，例如印度的同事，什麼事也說urgent，最後一分鐘才告訴你需要幫手。你可以幫忙一次，但要告訴對方下次不會理會，或至少三天前通知」。
5. 詳列自己及下屬工作清單
許多上班族都習慣寫下一天的工作清單（to do list），而Cherry則選擇使用免費手機應用程式，記下自己及下屬的工作項目，「我會用這些工具為下屬分配工作，讓我及對方都對工作項目一目了然，例如P是我的馬來西亞同事，不能常常見面，他會列明手上有什麼工作，完成後會標明，那我就知道對方完成了什麼」。
另外，對上司分配的工作，她習慣早在死線（deadline）前便把工作做好，「盡可能提前做好，大項目早三四天，小項目早一天，讓大家有時間討論，以及修改出更佳方案」。
6. 預留時間思考、沉澱
Cherry認為時間管理，亦包括為自己預留思考、沉澱的時間，這能讓頭腦更靈活，更有效率處理接下來的工作。「我一周至少有兩三天，擠出十至十五分鐘讓自己安靜、思考，可以是早上喝咖啡，或趁午膳外出走走，有助更新一些想法。」每晚睡前，她都會重溫工作清單，「每晚會看看第二天要開什麼會，想到什麼就即時寫下，因記性不好，記下了至少能安心入睡」。
7. work-life balance
Cherry強調自己並非工作狂，管理時間，是為了追求工作與生活平衡（work-life balance），每逢周五晚，她都會放下工作，享受生活，「因為我們下班後美國仍未下班，我會在大家共用的日程內寫下『忙碌』，周一早上再看對方電郵」。Cherry分享：「身為管理層，大多是四十至五十歲的人，如何度過這黃金十年好重要，你想你的退休生活是如何呢？其實要開始準備了。現在很多人都覺得有得做就做，沒想過計劃，到退休後才後悔想做的都沒有做，其實管理時間與管理人生掛鈎。」
